Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Podpera GmbH
Hauptstraße 2, 2232 Deutsch-Wagram, Österreich
E-Mail: office@eye-photography.at

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche EyePhotography-Website sowie für Partner-, Gestalter-, Kunden- und Administrationsbereiche.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Irisaufnahmen werden für die Auswahl, Gestaltung und Herstellung des beauftragten Kunstwerks verwendet. Das aktuelle Portal gleicht Irismuster nicht zur eindeutigen Identifizierung oder Anmeldung ab. Die Aufnahmen können dennoch einer Person zugeordnet sein und sind deshalb personenbezogen. Sollte künftig eine technische Identifizierung oder eine Auswertung von Gesundheitsmerkmalen hinzukommen, muss die Verarbeitung vorab gesondert rechtlich und technisch geprüft werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

Für Bestellungen, Gutscheinkäufe und Terminbuchungen verarbeiten wir erforderliche Daten der Vertragsparteien zur Durchführung des Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hierzu gehören Gestaltung, Freigabe, Produktion, digitale Bereitstellung, Versand und Abrechnung. Bei Ansprechpartnern von Firmenpartnern, Beschenkten und sonstigen Dritten stützen wir erforderliche Kontakt- und Abwicklungsdaten je nach Fall auf berechtigte Interessen an der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Betroffene können dem nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO widersprechen.

Rechtliche Verpflichtungen

Rechnungs- und Buchhaltungsdaten verarbeiten und speichern wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere nach Unternehmens- und Steuerrecht, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Berechtigte Interessen

Zur Absicherung des Portals, Verhinderung von Missbrauch, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit von Statusänderungen und internen Organisation verarbeiten wir erforderliche Protokoll- und Nutzungsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt im sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Betrieb.

Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

4. Daten, die wir über Partner erhalten

Endkundendaten und Irisaufnahmen werden regelmäßig durch den ausgewählten EyePhotography-Partner im Portal erfasst. Quelle ist daher der Partner, bei dem die Aufnahme und Bestellung erfolgt. Wir informieren auch hier über unsere Verarbeitung; der Partner soll diese Hinweise bereits bei der Erfassung zugänglich machen. Falls die Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben werden, informieren wir Sie innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten. Erfolgt vorher eine Kontaktaufnahme oder eine erste Offenlegung an einen anderen Empfänger, erhalten Sie die Informationen spätestens zu diesem Zeitpunkt, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Der jeweilige Partner verarbeitet die Daten in seinem eigenen Betrieb und erhält nur Zugriff auf seine Aufträge.

5. Rollen und Empfänger

Zugriffe im Portal sind rollenbasiert beschränkt:

Bildbearbeitung und Herstellung erfolgen durch interne Mitarbeitende und externe Gestaltungs- beziehungsweise Produktionsdienstleister. Dabei können Irisaufnahmen, Gestaltungen und erforderliche Auftragsangaben weitergegeben werden. Die fertigen Produkte können an uns oder direkt an den Endkunden geliefert werden. Bei einer Direktlieferung erhält der externe Produktionsdienstleister zusätzlich zu den für die Herstellung erforderlichen Bilddateien und Auftragsangaben den Namen und die Lieferadresse des Empfängers. Bei Lieferung an uns ist eine Weitergabe der Kundenlieferadresse für den Versand an uns nicht erforderlich. Versanddienstleister erhalten die für die jeweilige Lieferung erforderlichen Empfänger- und Adressdaten. Weitere Empfängerkategorien sind IT-Dienstleister, Steuerberatung und Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Als vorübergehenden Produktionsdienstleister nutzen wir Picanova B2B (PICANOVA GmbH, Eupener Straße 67, 50933 Köln, Deutschland). Für die Herstellung werden das freigegebene Druckmotiv und erforderliche Produkt- und Auftragsangaben übermittelt; bei Direktlieferung zusätzlich Name und Lieferadresse. Die konkret für unser B2B-Vertragskonto geltenden Rollen, Verarbeitungsorte und Löschfristen sind noch zu bestätigen.

Technische Dienstleister

6. Verarbeitungsorte und internationale Datenübermittlungen

Das Supabase-Projekt für dieses Portal ist in eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) eingerichtet. Diese Projektregion bedeutet nicht, dass sämtliche Support-, Konto- und Betriebsdaten ausschließlich in der EU verarbeitet werden. Supabase und seine Unterauftragsverarbeiter können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Der veröffentlichte Auftragsverarbeitungsvertrag von Supabase sieht für einschlägige Übermittlungen EU-Standardvertragsklauseln vor.

Bei Resend erfolgt der Versand unserer Domains über eu-west-1 (Irland). Resend speichert jedoch auch E-Mail-Inhalte, Versandprotokolle, Webhook-Daten und Kontodaten in den USA. Die Versandregion ändert daran nichts. Nach den veröffentlichten Vertragsinformationen von Resend sind EU-Standardvertragsklauseln Bestandteil seines Auftragsverarbeitungsvertrags. Einzelheiten und die jeweiligen Unterauftragsverarbeiter finden Sie in den Datenschutzinformationen von Resend.

World4You stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Für Stripe und die freiwillig geladene Google-Karte können ebenfalls internationale Übermittlungen erfolgen. Die konkret für unser Hosting und unsere externen Gestaltungs- und Produktionsdienstleister geltenden Vertragsunterlagen, Verarbeitungsorte und gegebenenfalls erforderlichen Garantien sind noch nicht vollständig dokumentiert. Eine ausschließlich auf Österreich oder die EU beschränkte Verarbeitung aller Daten können wir deshalb derzeit nicht zusichern. Informationen und Kopien einschlägiger Garantien können Sie unter unserer Kontaktadresse anfordern.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für die jeweilige Abwicklung und bestehende gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Die Dauer hängt insbesondere von Auftrag, offenen Ansprüchen und den betroffenen Unterlagen ab. Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen sind regelmäßig sieben Jahre aufzubewahren; bei einschlägigen Verfahren kann eine längere gesetzliche Frist gelten.

Irisaufnahmen und Bilddateien

Die im Portal gespeicherten Bilddateien abgeschlossener oder stornierter Aufträge werden zwölf Monate nach Abschluss beziehungsweise Stornierung als löschfällig ermittelt. Uploads ohne Auftragszuordnung werden nach 30 Tagen als löschfällig ermittelt. Eine dokumentierte Aufbewahrungssperre kann die Löschung wegen offener Ansprüche oder anderer erforderlicher Gründe verhindern. Die Löschung wird derzeit durch die Administration geprüft und manuell ausgelöst. Es findet keine automatisch garantierte Löschung genau am Fristende statt; bis zur tatsächlichen Löschung bleiben die Dateien gespeichert. Kopien bei externen Bearbeitungs- oder Produktionsdienstleistern müssen gesondert berücksichtigt werden; deren konkrete Fristen sind noch zu dokumentieren.

E-Mail-Daten, Protokolle und Sicherungskopien

Resend nennt für seine Standardtarife Free, Pro und Scale eine Aufbewahrung von E-Mail- und Protokolldaten von 30 Tagen sowie sieben Tage für Backups. Für Enterprise können andere Fristen gelten. Diese Anbieterangaben gelten nicht automatisch für die zusätzlich in unserem Portal gespeicherten Versand- und Auftragsprotokolle.

Für unsere Portalprotokolle und für sämtliche tatsächlich eingesetzten Sicherungskopien ist noch keine durchgängige, technisch umgesetzte Löschfrist nachgewiesen. Die konkreten Fristen und die Löschung von Kopien bei Dienstleistern müssen daher noch abschließend festgelegt und überprüft werden. Anbieter-Backups können gelöschte Daten vorübergehend bis zum Ablauf ihres Sicherungszyklus enthalten. Die konkrete Backupdauer unseres Supabase-Tarifs ist noch zu bestätigen; Datenbank-Backups enthalten nach der Supabase-Dokumentation keine über die Storage-API gespeicherten Bilddateien.

8. Sichere Kundenlinks und E-Mails

Kundenlinks werden zeitlich oder zugriffsbezogen geschützt bereitgestellt. Ob ein hochauflösender Download verfügbar ist, richtet sich nach dem bestellten Leistungsumfang. E-Mails enthalten nur die für den jeweiligen Empfänger und Vorgang erforderlichen Informationen. Bitte beachten Sie, dass gewöhnliche E-Mail-Kommunikation transportbedingt Restrisiken aufweisen kann.

9. Cookies, lokale Speicherung und externe Karten

Technisch notwendige Speichermechanismen ermöglichen Anmeldung, Sitzung, Sicherheit, Buchung und die Speicherung Ihrer Datenschutzauswahl. Ihre lokalen Einstellungen für größere Schrift, Kontrast und reduzierte Bewegung werden ebenfalls nur auf diesem Gerät gespeichert. Ihre Entscheidung zu optionalen externen Karten wird auf diesem Gerät lokal gespeichert und kann jederzeit unter Datenschutzeinstellungen geändert werden. Analyse- und Marketing-Cookies setzen wir derzeit nicht ein. Werbliche Erinnerungen an den Zweitbild-Gutschein sind bis zur rechtlichen und technischen Prüfung deaktiviert.

Auf der Homepage zeigen wir Straßenkarten von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation) erst nach Ihrer freiwilligen Zustimmung. Beim Abruf der Kartenbilder erhält der Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Anfragedaten und den gewählten Kartenausschnitt. Informationen des Anbieters: OpenStreetMap-Datenschutzerklärung. Den aktuellen Gerätestandort fragen wir zusätzlich erst nach Ihrem Klick und der Freigabe im Browser ab. Die genauen Koordinaten speichern wir nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite, nicht in unserer Datenbank. Bei einer freigegebenen Straßenkarte kann der angezeigte Kartenausschnitt Rückschlüsse auf die ungefähre Position zulassen. Ohne Standortfreigabe bleibt die Österreichkarte mit den Partnerstandorten nutzbar. Eingebettete Standortkarten von Google Maps laden wir ebenfalls erst nach Ihrer freiwilligen Zustimmung. Beim Laden der Karte kann Google insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Nutzungsdaten erhalten und eigene Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen. Die Partnerliste und Terminbuchung funktionieren ohne Karte. Die erforderlichen Programmbibliotheken der Portale werden von unserer Site bereitgestellt; beim Besuch der Portale ist außerdem die Verbindung zu Supabase für Anmeldung und Datenfunktionen technisch erforderlich. Ein Widerruf verhindert künftiges Laden der Karte durch unsere Seite; bereits von Google gesetzte Cookies können Sie in Ihrem Browser entfernen. Weitere Informationen: Datenschutz bei Google.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Bestellung, Gestaltung, Rechnung und Lieferung gekennzeichneten Daten sind zur Vertragserfüllung erforderlich. Ohne sie kann der Auftrag nicht oder nicht vollständig abgewickelt werden. Andere Angaben sind freiwillig.

11. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und kein Profiling zu solchen Zwecken statt. Automatische Status- und E-Mail-Abläufe dienen nur der technischen Auftragsabwicklung.

12. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Bei Einwilligungen besteht ein Widerrufsrecht für die Zukunft. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an office@eye-photography.at. Wir erfassen den Eingang, prüfen nötigenfalls Ihre Identität und antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; soweit die DSGVO dies erlaubt, informieren wir Sie über eine Verlängerung oder begründete Ablehnung. Bitte senden Sie zunächst keine Ausweiskopie. Für eine Löschung prüfen wir, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen; gegebenenfalls beschränken wir die weitere Verarbeitung.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

Zahlungsabgleich und Zahlungserinnerungen

Für Rechnungen und den Zahlungsabgleich verarbeiten wir insbesondere den Betrag, die Rechnungs- und Auftragsreferenz, den Zahlungsstatus sowie eingegangene Zahlungen und gegebenenfalls Restbeträge. Soweit Stripe dafür genutzt wird, erfolgt die Zuordnung über dessen Zahlungs- und Überweisungsfunktionen. Eine Zahlungserinnerung wegen einer offenen Rechnung dient der Vertragsabwicklung; sie ist keine Newsletter-Einwilligung und keine Werbemail. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und – für die Durchsetzung berechtigter Forderungen – lit. f DSGVO.

Vertragsnachweise und Widerruf

Bei Bestellungen dokumentieren wir die verwendete AGB-Fassung und, soweit im Bestellablauf erfasst, die Bestätigung durch den Kunden oder den aufnehmenden Partner. Bei einem Online-Widerruf speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Vertragsangaben, Umfang der Erklärung und den serverseitigen Eingangszeitpunkt. Wir senden die Erklärung an unsere zuständige Bearbeitung und eine Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Die Verarbeitung ist für gesetzliche Rücktrittspflichten und die Vertragsabwicklung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Erklärung bewirkt keine automatische Löschung Ihrer Kundenakte und keine automatische Anerkennung eines Rücktrittsrechts für ausgenommene Waren. Nach Abschluss speichern wir die Nachweise nur so lange, wie gesetzliche Pflichten oder die Abwehr und Durchsetzung konkreter Ansprüche dies erfordern.

Partnermanagement

Berechtigte Partnermanager erhalten im Rahmen der ihnen zugewiesenen Zuständigkeit Zugriff auf erforderliche Partner-, Vertrags-, Equipment- und Vergütungsdaten. Automatische Gebietszuordnungen und Provisionsberechnungen dienen der Verwaltung der vereinbarten Zusammenarbeit; Vertrags- und Vergütungsfragen können durch die Administration geprüft werden.

Werbewiderspruch und Bildveröffentlichung

Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Kunden-Irisaufnahmen werden nicht allein aufgrund einer Bestellung öffentlich als Werbemotive veröffentlicht. Dafür ist eine gesonderte Erlaubnis erforderlich; veröffentlichte Musterbilder sind von Ihren geschützten Auftragsdateien zu unterscheiden.

14. Datensicherheit und Änderungen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter rollenbasierte Zugriffe, geschützte Übertragung, Zugriffskontrollen und Protokollierung. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder die Rechtslage ändern.

Stand: 7. Oktober 2026. Diese Erklärung beschreibt den derzeit belegten Stand. Noch offene Vertrags-, Empfänger- und Löschfragen sind in den Abschnitten 6 und 7 ausdrücklich gekennzeichnet und werden nach Klärung aktualisiert.

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Newsletter, Angebote und Gutscheinerinnerungen

Wenn du ausdrücklich einwilligst, verwenden wir deine E-Mail-Adresse für den EyePhotography-Newsletter der Podpera GmbH mit Angeboten, Rabatten und Gutscheinerinnerungen. Die Anmeldung ist freiwillig und unabhängig von deinem Kauf und der Zustellung deiner Irisbilder. Ein Partner kann deine ausdrückliche Zustimmung bei der Auftragsaufnahme erfassen. Wir speichern dafür die E-Mail-Adresse, den angezeigten Einwilligungstext, den Zeitpunkt und den erfassenden berechtigten Nutzer als Nachweis. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit kostenlos über den Abmeldelink in jeder Werbemail oder durch eine Nachricht an office@eye-photography.at widerrufen. Eine Abmeldung beendet auch künftige Gutscheinerinnerungen. Erforderliche Nachrichten zur Auftragsabwicklung, Bildzustellung und Rechnungslegung bleiben davon unberührt. Eine spätere Bestellung hebt eine Abmeldung nicht automatisch auf.